先做资料清单，再决定如何接入
把多个文件放在一起，并不代表已经具备可用的制度知识库。企业需要先知道哪些文件有效、适用于谁、是否互相冲突，才能确定后续问答范围。
以下清单用于需求准备，不表示 WorkBuddy 的所有版本都支持相同的知识库、权限或连接方式。具体导入、检索和访问控制能力应在选定版本中逐项验证。
| 字段 | 填写要点 |
|---|---|
| 资料名称与位置 | 使用能够区分内容的名称，注明原文件由谁保管 |
| 版本与生效日期 | 标明最新有效版本；旧版注明失效或历史用途 |
| 适用对象 | 公司主体、部门、岗位、地区或业务类型 |
| 访问范围 | 哪些人员可以查看，哪些资料需要分开管理 |
| 负责人 | 谁负责解释、修订及处理冲突 |
| 更新安排 | 制度更新时，谁同步资料并复测相关问题 |
从真实问题建立一组验收题
收集员工近期问过的问题，覆盖容易回答的规则，也覆盖例外、跨部门和没有依据的情况。每个问题先由业务负责人写出参考答案或应查阅的制度位置。
- 可直接回答：某项流程要准备哪些资料？
- 有适用条件：不同部门或员工类型的流程是否相同？
- 需要版本判断：新旧制度不一致时按哪一版？
- 需要转人工：制度没有写清楚的特殊情况由谁处理？
- 不应披露：不在访问范围内的资料是否会被返回？
复核答案、来源和边界
仅调整提示词不能替代系统访问控制。涉及员工、客户或财务资料时，先明确可接入的数据和使用环境，再安排演示。
| 检查点 | 怎样检查 |
|---|---|
| 回答是否有依据 | 能否回到相应文件和段落核对 |
| 资料是否有效 | 是否引用过期版本或不适用的部门规则 |
| 条件是否完整 | 是否漏掉对象、时间、审批或例外条件 |
| 缺少依据时的行为 | 是否明确说明未找到依据并转向负责人 |
| 访问是否符合授权 | 用不同角色测试，不把界面上的限制当作已验证权限 |
交接后也要有人维护
交付清单建议包括资料目录、版本记录、测试题与结果、更新方法，以及异常反馈入口。制度变化后，应复测受影响的问题。
友恩可围绕具体办公场景协助梳理资料与使用流程，实际可用功能、数据处理和交付范围以官方产品说明、版本及双方方案为准。
常见问题
是不是资料越多，回答就越好？
不能只看数量。资料有效性、适用范围、权限和相互一致性更需要先确认；重复或过期文件可能增加判断难度。
可以保证每次回答都正确吗？
不能预先作这种保证。应建立业务参考答案、来源核对和转人工机制，并在实际版本上持续验证。
资料与服务说明
本文为需求准备与使用方法说明。涉及产品功能时以当前版本与服务方案为准；涉及具体税务或业务处理时，应结合事实与适用规则核查。